Was ist Business Process Outsourcing?

Business Process Outsourcing, oder BPO, ist eine kommerzielle Strategie, bei der ein Unternehmen einen externen Dienstleister beauftragt, eine entscheidende Operation oder Funktion durchzuführen. Obwohl es viele Vorteile des Outsourcings gibt, gibt es auch Gefahren und Schwierigkeiten bei der Verhandlung und Aufrechterhaltung von Outsourcing-Beziehungen. Hier sind die Dinge, die Sie wissen sollten, um sicherzustellen, dass Ihre IT-Outsourcing-Projekte erfolgreich sind.

Die Suche nach der Marktfähigkeit des Produkts ist ein entscheidender Schritt in der Entwicklung jedes Unternehmens und hängt hauptsächlich von diesem Prozess ab. Offensichtlich erfordert das eine große Konzentration. An diesem Punkt wird das Business Process Outsourcing relevant. Viele Unternehmen nutzen Business Process Outsourcing als Taktik, um den Fokus zu erhalten.

Unternehmen, die BPO nutzen, profitieren oft von seiner Kosteneffizienz und Flexibilität. Unternehmen stellen fest, dass die Beauftragung eines Anbieters mit Fachkenntnissen in diesen Bereichen zur Auslagerung dieser Verfahren zu überlegenen Ergebnissen führen könnte.

Was ist Business Process Management?

Die Technik, einen Drittanbieter mit der Übernahme bestimmter nicht-kernbetriebsbezogener Aufgaben zu beauftragen, wird als Business Process Outsourcing oder BPO bezeichnet. 

Die Nutzung von Business Process Outsourcing (BPO) ist in der modernen Ära gewachsen, da Dienstleister mit Sitz in den Vereinigten Staaten, Nordamerika und darüber hinaus von gewinnorientierten Unternehmen, gemeinnützigen Organisationen und sogar Regierungsbehörden beauftragt werden, eine Vielzahl von Aufgaben zu übernehmen. 

Welche Arbeiten umfasst Business Process Outsourcing?

Business Process Outsourcing wird von Organisationen hauptsächlich für Back- und Frontoffice-Aufgaben eingesetzt. Dies maximiert Konzentration und Ressourcen und ermöglicht es einem Unternehmen, sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren, wie zum Beispiel die Entwicklung von Streaming-Diensten oder Fintech-Anwendungen. 

Die folgenden Schritte sind normalerweise am Business Process Outsourcing beteiligt:

• Bestimmen, welche Unternehmensprozesse ausgelagert werden können.

• Die Identifizierung der Unternehmensfunktionen, die ausgelagert werden können, ist der erste Schritt. Dies sind typischerweise nicht-kernbetriebsbezogene Verfahren, die keinen direkten Einfluss auf die Hauptgeschäftsabläufe Ihrer Organisation haben.

• Wählen Sie einen renommierten BPO-Anbieter: Nach der Identifizierung der Verfahren wählt das Unternehmen dann einen qualifizierten BPO-Anbieter aus. Die Auswahlkriterien umfassen in der Regel Ruf, Erfahrung und Kosten im BPO-Sektor.

• Bindung und Übergang:  Ein formeller Vertrag wird zwischen dem Unternehmen und dem BPO-Anbieter unterzeichnet. Die Übertragung der vorgesehenen Unternehmensabläufe an das BPO-Unternehmen ist die Aufgabe der Übergangsphase.

• Verwaltung und Bewertung:  Um Effektivität und Qualität zu gewährleisten, überwacht Ihre Organisation die BPO-Anbieter und bewertet deren Arbeit.

• Diese Faktoren sollten zu einer Liste von Outsourcing-Anforderungen und einem umfassenden Auftragsumfang führen. Damit erstellen Organisationen eine Anfrage für Angebote (RFP), die sie dann an Anbieter senden, um herauszufinden, ob diese die Anforderungen erfüllen können und, falls ja, welche Kosten und Mehrwerte entstehen werden.

Kategorien des Business Process Outsourcing:

Es gibt verschiedene Arten von Business Process Outsourcing, und jede hat ihre eigenen besonderen Vorteile und Merkmale. Daher sind die verschiedenen Optionen für Business Process Outsourcing im Folgenden aufgeführt:

Onshore Outsourcing

Die Praxis, Geschäftsprozesse an ein Unternehmen auszulagern, das sich im selben Land befindet, wird als „Onshore Outsourcing“ bezeichnet. Der Vorteil eines gemeinsamen Sprach-, Kultur- und Rechtssystems erleichtert die Koordination und Kommunikation. Aber immer noch

Nähe-Ouutsourcing

Die Auslagerung von Arbeit in ein nahegelegenes Land, das häufig eine ähnliche Zeitzone hat, wird als „Nearshore Outsourcing“ bezeichnet. Diese Konfiguration kann ein Gleichgewicht zwischen Kosteneffizienz und Bequemlichkeit der Zusammenarbeit erreichen. Ähnliche Zeitzonen können bei der Echtzeitkommunikation helfen, obwohl die Kostensenkungen möglicherweise nicht so groß sind wie bei Offshore-Outsourcing.

Offshore Outsourcing

Die Praxis, Geschäftsabläufe in ein ausländisches Land auszulagern, um von niedrigeren Löhnen und Betriebskosten zu profitieren, wird als Offshore Outsourcing bezeichnet. Diese Art kann zu erheblichen finanziellen Einsparungen führen und einen Zugang zu einem großen Talentpool bieten.

Vorteile und Nachteile des Outsourcings

Obwohl die Rentabilität des Outsourcings von den Umständen abhängt, sind nachfolgend typische Vor- und Nachteile des Outsourcings aufgeführt:

Vorteile des Business Process Outsourcing:

• Geringere Kosten (aufgrund von Lohnsenkungen oder Skaleneffekten)

• Erhöhte Effizienz

• Variierende Kapazität

• Erhöhter Fokus auf Kernstärken und Strategie

• Verfügbarkeit von Ressourcen oder Fähigkeiten

• Erhöhte Anpassungsfähigkeit an sich ändernde wirtschaftliche und unternehmerische Umfelder

• Schnellere Markteinführungszeit

Nachteile des Business Process Outsourcing:

• Langsame Rendite auf Investitionen

• Mangel an Fachexpertise im Unternehmen oder im Fachgebiet

• Sprach- und Kulturbarrieren

• Unterschiede in den Zeitzonen

• Fehlende Kontrolle

Das Outsourcing von Geschäftsprozessen stellt Herausforderungen dar

Business Process Outsourcing bringt trotz seiner vielen Vorteile eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Unternehmen müssen diese Probleme verstehen und voraussehen, um effektive Outsourcing-Projekte durchzuführen.

Kommunikationsprobleme

Jede Outsourcing-Beziehung muss über eine effektive Kommunikation verfügen, was schwierig sein kann, wenn man mit Teams an verschiedenen Orten arbeitet.

Qualitätskontrolle

Um sicherzustellen, dass ihr BPO-Anbieter die erforderlichen Anforderungen erfüllt und kontinuierlich qualitativ hochwertige Dienstleistungen anbietet, müssen Unternehmen strenge Überwachungsverfahren einrichten, genaue Leistungsstandards definieren und regelmäßige Audits durchführen.

Datensicherheit

Eines der Hauptprobleme mit Business Process Outsourcing ist die Datensicherheit. Sensible Unternehmensdaten, wie finanzielle Informationen, Kundeninformationen und geistiges Eigentum, können Sicherheitsrisiken ausgesetzt sein, wenn Aktivitäten ausgelagert werden.

Abhängigkeit von BPO-Diensten

Ein Unternehmen könnte die Kontrolle über die ausgelagerten Prozesse verlieren und anfälliger für Änderungen der Bedingungen des Anbieters werden, wie zum Beispiel finanzielle Instabilität oder Managementwechsel, wenn es zu viele seiner Abläufe an einen BPO-Anbieter auslagert.

Beziehung zum Outsourcing-Anbieter managen

Dieses Management kann schwierig sein, da es sorgfältige Vertragsverhandlungen, transparente Erwartungshaltungen, regelmäßige Leistungsbewertungen und geschickte Konfliktlösungen erfordert.

Die besten Methoden für das Outsourcing von Unternehmensabläufen:

Vorausschauende Planung, klare Kommunikation und strategische Entscheidungen sind für ein erfolgreiches Business Process Outsourcing erforderlich. Die folgenden fünf Best Practices können eine erfolgreiche BPO-Zusammenarbeit gewährleisten:

Wählen Sie den idealen Outsourcing-Partner

Die Auswahl des richtigen Partners ist der erste Schritt zu einem erfolgreichen BPO-Projekt. Suchen Sie einen Anbieter mit einer soliden Erfolgsbilanz, einem guten Ruf für Zuverlässigkeit und nachgewiesener Kompetenz im speziellen Prozess, den Sie auslagern. 

Definieren Sie präzise Leistungsindikatoren

Diese KPIs sollten Teil des Outsourcing-Vertrags sein und mit den Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen. Überprüfen Sie diese Kennzahlen regelmäßig mit Ihrem BPO-Partner, um sicherzustellen, dass alles in Übereinstimmung ist und um Leistungsprobleme schnell zu lösen.

Stellen Sie eine robuste Governance sicher

In einer BPO-Beziehung ist eine starke Governance unerlässlich. Dies umfasst die Definition präziser Rollen und Aufgaben, die Entwicklung effizienter Kommunikationskanäle (wie Slack) und die Implementierung von Verfahren zur Entscheidungsfindung und Problemlösung. 

Planen Sie einen nahtlosen Übergang

Dies könnte die Schulung des BPO-Teams, die Übertragung von Informationen und Dokumenten sowie die schrittweise Neuzuweisung von Aufgaben umfassen. Durch eine gut geplante Übergabe kann das Risiko von Fehlern minimiert werden, und die Fähigkeit des BPO-Anbieters, die Prozesse erfolgreich zu übernehmen, kann sichergestellt werden.

Fördern Sie eine Zusammenarbeit

Betrachten Sie BPO als eine Zusammenarbeit und nicht nur als eine Anbieterbeziehung. Diese Denkweise kann beide Seiten motivieren, nach ihrem gemeinsamen Erfolg zu streben und Teamarbeit, Kreativität und Engagement über den langen Zeitraum zu fördern. 

Reimportieren von IT

Es besteht immer die Möglichkeit, IT-Arbeiten zurückzuholen oder wieder einzuführen, was bedeutet, einen ausgelagerten Dienst wieder intern zu übernehmen, wenn eine Outsourcing-Vereinbarung nicht funktioniert, weil sich das Geschäftsumfeld geändert hat oder es nicht gegeben hat einen starken geschäftlichen Fall dafür. Es gibt jedoch Umstände, unter denen die Rückführung von IT intern der beste Weg ist, und in diesen Fällen ist Vorsicht geboten.